Otrzymanie dofinansowania z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych to dopiero pierwszy etap realizacji projektu. Równie ważne jest jego prawidłowe rozliczenie, którego podstawowym elementem jest Sprawozdanie z realizacji projektu wraz z kompletem wymaganej dokumentacji.

W konkursie ZUS 2025.01 sposób przygotowania sprawozdania został szczegółowo opisany w Instrukcji przygotowania i złożenia dokumentacji sprawozdawczej po realizacji projektu. Dokument ten wskazuje nie tylko sposób wypełnienia formularza, ale również przypomina najważniejsze obowiązki wynikające z umowy o dofinansowanie oraz określa dokumenty, które będą podstawą odbioru projektu i wypłaty II transzy dofinansowania.

W praktyce właśnie etap rozliczenia sprawia przedsiębiorcom najwięcej problemów. Nie chodzi wyłącznie o przygotowanie formularza sprawozdania, ale również o zgromadzenie dokumentacji technicznej, finansowej, zdjęciowej oraz dokumentów potwierdzających osiągnięcie deklarowanych efektów BHP.

W tym artykule przedstawiamy cały proces krok po kroku.

Dlaczego sprawozdanie z realizacji projektu jest tak ważne?

Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że skoro inwestycja została wykonana i urządzenia zostały zakupione, wypłata drugiej transzy dotacji nastąpi automatycznie.

Tak jednak nie jest.

ZUS dokonuje rozliczenia projektu dopiero po:

• analizie złożonego sprawozdania,
• sprawdzeniu kompletności dokumentacji,
• weryfikacji zgodności projektu z umową,
• przeprowadzeniu odbioru projektu przez eksperta.

Dopiero pozytywna Ocena końcowa projektu umożliwia wypłatę pozostałej części dofinansowania. Instrukcja jednoznacznie wskazuje, że sprawozdanie wraz z dokumentami stanowi podstawę rozliczenia projektu oraz wypłaty należnych środków.

Zanim rozpoczniesz przygotowanie sprawozdania

Jeszcze przed otwarciem formularza sprawozdania warto sprawdzić, czy projekt został zrealizowany zgodnie z zapisami umowy.

Przedsiębiorca powinien zweryfikować między innymi:

• czy wszystkie urządzenia zostały zakupione,
• czy wykonano wszystkie działania doradcze,
• czy nie dokonano zmian bez zgody ZUS,
• czy zgromadzono pełną dokumentację,
• czy wykonano wszystkie pomiary i szkolenia.

Jest to niezwykle istotne, ponieważ zgodnie z instrukcją projekt powinien zostać zrealizowany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie oraz Wyciągiem z Oceny Wniosku stanowiącym załącznik do umowy. Każda planowana zmiana wymaga wcześniejszej zgody ZUS.

Kiedy należy złożyć sprawozdanie?

Termin złożenia dokumentacji.

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest niewłaściwe obliczenie terminu rozliczenia.

Instrukcja wskazuje, że:

• projekt należy zakończyć w terminie określonym w umowie,
• następnie należy skompletować całą dokumentację,
• Sprawozdanie końcowe należy złożyć w terminie 14 dni od zakończenia realizacji projektu.

Oznacza to, że termin ten liczony jest od zakończenia realizacji projektu, a nie od daty wystawienia ostatniej faktury czy otrzymania ostatniego dokumentu od wykonawcy.

Czy można przedłużyć termin?

Tak.

Jeżeli przedsiębiorca nie zdąży zakończyć projektu z przyczyn od niego niezależnych, może wystąpić do ZUS o wydłużenie terminu realizacji.

Jednak należy pamiętać o kilku warunkach:

• wniosek należy złożyć najpóźniej 14 dni przed upływem terminu realizacji,
• konieczne jest szczegółowe uzasadnienie,
• należy dołączyć dokumenty potwierdzające rozpoczęcie realizacji projektu,
• przedłużenie następuje wyłącznie po zgodzie ZUS i podpisaniu aneksu do umowy.

Jakie dokumenty należy przygotować?

Sprawozdanie to tylko początek.

W praktyce formularz sprawozdania stanowi jedynie niewielką część całej dokumentacji.

Znacznie więcej czasu zajmuje przygotowanie załączników.

Instrukcja wymienia między innymi:

• wyciąg z wyodrębnionego rachunku,
• potwierdzenia przelewów,
• faktury i rachunki,
• kosztorysy powykonawcze,
• dokumentację techniczną,
• oceny ryzyka zawodowego,
• pomiary czynników szkodliwych,
• dokumentację fotograficzną,
• dokumenty potwierdzające uzyskane rezultaty projektu.

To właśnie kompletność tych dokumentów jest najczęściej przedmiotem analizy ekspertów ZUS.

Wyodrębniony rachunek bankowy ma znaczenie 

Już na etapie podpisania umowy przedsiębiorca zobowiązany jest posiadać wyodrębniony rachunek bankowy, który służy wyłącznie do obsługi finansowej projektu.

Instrukcja przypomina, że:

• wszystkie płatności powinny być realizowane z tego rachunku,
• rachunek nie może być wykorzystywany do innych operacji,
• nie może zostać zamknięty wcześniej niż 30 dni po wypłacie II transzy dofinansowania,
• do sprawozdania należy dołączyć wyciąg z rachunku.

Jeżeli na rachunku pojawiły się operacje niezwiązane z projektem, konieczne będzie przygotowanie dodatkowych wyjaśnień.

Jak przygotować faktury do rozliczenia? 

Samo załączenie faktur nie wystarczy

Jednym z częściej spotykanych problemów jest niewłaściwe opisanie dokumentów księgowych.

Instrukcja wskazuje, że opis faktury powinien umożliwiać jednoznaczne przypisanie wydatku do konkretnego działania lub czynności przewidzianej we wniosku o dofinansowanie.

Jeżeli:

• nazwa urządzenia nie wynika jednoznacznie z faktury,
• jedna faktura obejmuje kilka działań,
• dokument zawiera również koszty niekwalifikowane,

przedsiębiorca powinien odpowiednio opisać i wyodrębnić poszczególne pozycje. 

Dokumentacja techniczna ma potwierdzić osiągnięcie efektu projektu 

Eksperci ZUS nie oceniają wyłącznie faktur.

Równie istotne jest potwierdzenie, że zakupione urządzenia:

• spełniają wymagania określone we wniosku,
• są zgodne z obowiązującymi przepisami,
• zostały prawidłowo wdrożone,
• przyczyniają się do poprawy bezpieczeństwa pracy.

Dlatego w wielu projektach konieczne jest przygotowanie:

• deklaracji zgodności,
• dokumentów dopuszczających urządzenia do użytkowania,
• dokumentów potwierdzających uprawnienia operatorów,
• ocen ryzyka zawodowego po realizacji projektu,
• ocen wydatku energetycznego,
• wyników pomiarów czynników szkodliwych,
• dokumentacji wskazanej w Wyciągu z Oceny Wniosku.

Dokumentacja zdjęciowa – obowiązkowy element rozliczenia 

Jednym z obowiązkowych załączników jest dokumentacja fotograficzna.

Zdjęcia powinny przedstawiać:

• wszystkie zakupione urządzenia,
• wdrożone rozwiązania,
• stanowiska pracy,
• pracowników wykonujących pracę (bez konieczności ujawniania ich wizerunku).

Jeżeli przedsiębiorca był zobowiązany do prowadzenia działań informacyjnych, zdjęcia powinny również dokumentować wykonanie obowiązków promocyjnych, takich jak tablica informacyjna czy informacja na stronie internetowej. 

Co najczęśćiej sprawdza ekspert?  

Podczas odbioru projektu ekspert weryfikuje między innymi:

• zgodność zakupionych urządzeń z wnioskiem,
• miejsce ich użytkowania,
• oznakowanie projektu,
• kompletność dokumentacji,
• dokumentację fotograficzną,
• dokumentację techniczną,
• przeprowadzone szkolenia,
• oceny ryzyka zawodowego,
• wyniki pomiarów czynników szkodliwych,
• osiągnięcie zadeklarowanych efektów BHP.

Dlatego dokumentację warto uporządkować jeszcze przed wizytą eksperta.

Kiedy następuje wypłata II transzy dofinansowania?

Po zakończeniu kontroli ekspert sporządza Ocenę z realizacji projektu.

Jeżeli:

• projekt został wykonany zgodnie z umową,
• dokumentacja jest kompletna,
• nie stwierdzono nieprawidłowości,

ZUS przystępuje do wypłaty pozostałej części dofinansowania zgodnie z zapisami umowy.

Jeżeli natomiast ekspert stwierdzi braki lub niezgodności, przedsiębiorca może zostać wezwany do:

• uzupełnienia dokumentacji,
• złożenia wyjaśnień,
• poprawienia błędów.

Dopiero po ich usunięciu możliwe będzie zakończenie procedury rozliczenia.

Praktyczne wskazówki ekspertów FLOW Projekty

Rozliczenie projektu ZUS warto rozpocząć już na etapie realizacji inwestycji.

Nasza praktyka pokazuje, że przedsiębiorcy, którzy przygotowują dokumentację na bieżąco, znacznie rzadziej napotykają problemy podczas odbioru projektu.

Rekomendujemy:

• prowadzenie elektronicznego archiwum dokumentów,
• wykonywanie dokumentacji fotograficznej na każdym etapie realizacji,
• przygotowywanie opisów faktur bezpośrednio po ich otrzymaniu,
• kompletowanie dokumentacji technicznej już podczas dostawy urządzeń,
• wykonywanie ocen ryzyka zawodowego oraz pomiarów po zakończeniu inwestycji, zgodnie z wymaganiami projektu,
• wcześniejsze przygotowanie segregatorów dla eksperta ZUS.

Takie podejście znacząco skraca czas przygotowania sprawozdania i ułatwia przebieg kontroli.

Podsumowanie

Sprawozdanie z realizacji projektu to nie tylko obowiązek wynikający z umowy o dofinansowanie. Jest to dokument, od którego zależy pozytywne zakończenie projektu oraz wypłata II transzy dotacji.

Im wcześniej przedsiębiorca rozpocznie kompletowanie dokumentacji i zweryfikuje jej zgodność z wymaganiami ZUS, tym mniejsze będzie ryzyko opóźnień oraz konieczności składania dodatkowych wyjaśnień.

W przypadku bardziej złożonych projektów warto rozważyć skorzystanie z pomocy specjalistów zajmujących się rozliczaniem dotacji. Profesjonalne wsparcie pozwala uporządkować dokumentację, przygotować sprawozdanie zgodnie z wymaganiami ZUS oraz właściwie przygotować firmę do kontroli końcowej.

Jak przebiega współpraca?

FLOW Projekty od lat wspiera przedsiębiorców nie tylko w pozyskiwaniu dofinansowania, ale również w kompleksowym rozliczaniu projektów ZUS.

Nasza usługa obejmuje m.in.:

• przygotowanie sprawozdania z realizacji projektu,
• weryfikację kompletności dokumentacji,
• opracowanie wymaganych protokołów i dokumentacji technicznej,
• przygotowanie ocen ryzyka zawodowego po realizacji projektu,
• wsparcie podczas kontroli przeprowadzanej przez eksperta ZUS,
• pomoc w uzyskaniu wypłaty II transzy dofinansowania.

Skontaktuj się z nami, jeśli chcesz bezpiecznie rozliczyć projekt i ograniczyć ryzyko błędów, które mogłyby opóźnić wypłatę środków lub skutkować koniecznością składania dodatkowych wyjaśnień.

Przykładowe projekty realizowane przez FLOW w konkursach 2014 – 2025 znajdują się na http://www.flowprojekty.eu/dotacje-zus-wybrane-projekty/

Oferujemy również:  

• Opracowanie wniosków o dofinansowanie projektów.
• Kompleksową analizę możliwości pozyskania dofinansowania z programów krajowych i regionalnych. 
• Opracowanie dodatkowych dokumentów koniecznych do ubiegania się o dotację na cyfryzację 
• Kompleksowe wsparcie w procesie rozliczenia dotacji i kontroli projektów w okresie trwałości.

Zapraszamy do kontaktu telefonicznego 507-119-029 , mailowego flow@flowprojekty.eu lub w formie konsultacji on-line.

Zespół FLOW

Podobał Ci się ten artykuł? Udostępnij go innym. Użyj poniższych przycisków, zajmie to tylko chwilę.

Opublikowana przez ZUS lista rankingowa konkursu 2025.01 przyniosła nam powód do dumy — wszystkie ocenione przez ekspertów ZUS projekty przygotowane przez FLOW uzyskały dofinansowanie! To kolejny rok potwierdzający skuteczność naszego podejścia i wysoką jakość dokumentacji projektowej, którą  opracowujemy nieprzerwanie od 2024roku.

Konkurs ZUS 2025 w liczbach – rekordowe zainteresowanie i wysoka konkurencja

Tegoroczny nabór cieszył się wyjątkowo dużym zainteresowaniem przedsiębiorców z całej Polski:

• Złożono 2 165 wniosków o dofinansowanie działań na rzecz poprawy bezpieczeństwa i higieny pracy.
• Dofinansowanie przyznano 1 168 projektom, które pozytywnie przeszły ocenę formalną i merytoryczną.
• Łączna kwota przyznanego wsparcia wyniosła ponad 114,7 mln zł.

Wysoka liczba zgłoszeń i zaostrzona ocena projektów potwierdzają, że konkurencja o środki była bardzo duża — tym bardziej cieszy nas 100% skuteczność naszych klientów.

Pełną listę możesz sprawdzić klikając na link poniżej:

https://www.zus.pl/documents/10182/12740894/Lista_rankingowa_2025.01_20251001.pdf/aa5e889e-fa9a-ddf6-2579-68f571a955b8?t=1759323378674

Branże, w których projekty Flow Projekty uzyskały dofinansowanie z ZUS 

Dzięki współpracy z Flow Projekty, dofinansowanie uzyskały inwestycje z trzech kluczowych sektorów:

• branża budowlana – projekty modernizujące stanowiska pracy i ograniczające zagrożenia zawodowe,
• branża produkcyjna – inwestycje w poprawę ergonomii, wentylacji, ograniczenie hałasu i zagrożeń,
• branża usługowa w sektorze metalowym – nowoczesne rozwiązania zwiększające bezpieczeństwo i komfort pracy.

Dlaczego nasze projekty są skuteczne? Kluczowe czynniki sukcesu?

Każdy wniosek przygotowujemy indywidualnie, analizując ryzyka zawodowe i dopasowując rozwiązania do wymagań konkursowych. Kładziemy szczególny nacisk na:

• poprawność formalną dokumentacji,
• zgodność z kryteriami oceny ZUS,
• realne efekty BHP, które przekładają się na wysoką punktację,
• współprace ze sprawdzonymi laboratoriami certyfikowanymi oraz specjalistami BHP,
• analizę przedsięwzięcia i jego szans na sukces w oparciu o sukces dotychczasowych pozyskanych i rozliczonych dotacji z ZUS od 2014roku.

Analiza wyników konkursu ZUS 2025 – co decydowało o punktacji?

ofinansowanie ZUS można przeznaczyć na zakup urządzeń technicznych, które zapewnią:

Analiza listy rankingowej oraz wyników konkursu ZUS 2025 pozwala ocenić jakie projekty miały największe szanse na dofinansowanie.  Punktacja wniosków wskazuje na to, że bardzo istotnym kryterium rozstrzygającym w przypadku równej liczby punktów, pierwszeństwo na liście rankingowej otrzymywał wniosek o dofinansowanie z ZUS, który :

1) miał wyższą kategorię ryzyka, przypisaną do grupy działalności objętej projektem,

2) uzyskał większą liczbę punktów w ramach kryterium efektywności,

3) uzyskał większą liczbę punktów w ramach kryterium oddziaływania.

Ponadto, z naszej wieloletniej praktyki wynika, że ok. 20% dobrze przygotowanych wniosków o dotację z ZUS jest  odrzucanych z powodów formalnych, niewystarczającej dokumentacji lub braku pełnego uzasadnienia planowanych działań. 

Wyniki tegorocznego konkursu ZUS 2025 pokazują, że firmy które skorzystały z profesjonalnego wsparcia doradczego, miały zdecydowanie większe szanse na pozyskanie dotacji z ZUS w konkursie 2025r.  

Konkurs ZUS 2026 – jak zwiększyć szanse na dofinansowanie w kolejnej edycji?

Firmy, które nie otrzymały dotacji z ZUS  w 2025 roku, mogą przygotować się do kolejnej edycji programu w 2026 roku. Do kolejnego konkursu warto zacząć przygotowania z wyprzedzeniem. Wczesna analiza wymagań ZUS, ryzyk, zaplanowanie zakupów inwestycyjnych, wykluczenie wydatków niekwalifikowanych i profesjonalne przygotowanie dokumentacji znacząco zwiększają szanse na uzyskanie dotacji z ZUS na poprawę BHP.

Skontaktuj się z nami juz dziś, jeśli chcesz, aby Twój projekt znalazł się na przyszłorocznej liście rankingowej!

Dlaczego warto skorzystać z naszej pomocy?

Przygotowanie wniosku o dotację z ZUS jest  czasochłonne i wymagające. Nasza firma:

• Pomoże Ci w całym procesie aplikacyjnym, od przygotowania dokumentacji po złożenie wniosku.
• Doradzi, jakie rozwiązania pozwolą uzyskać jak najwyższą punktację w konkursie.
• Zwiększy Twoje szanse na otrzymanie dofinansowania.

Jak przebiega współpraca?

Doradzimy, jak wybrać najbardziej efektywne sposoby redukcji ryzyka poprzez:

•  analizę działalności firmy i narażenia pracowników na ryzyko
  • analizę pomysłu/koncepcji planowanych zakupów oraz  weryfikację pod względem zgodności z wytycznymi ZUS
  • opracowanie wniosku o dofinansowanie wraz z wymaganymi załącznikami w formie wymaganej przez ZUS
  • opracowanie ocen ryzyka zawodowego do wniosku o dofinansowanie z ZUS 2024
  • opracowanie oceny wydatku energetycznego, wykazu źródeł emisji zanieczyszczeń powietrza w pomieszczeniach, dokumentacji zdjęciowej,
  • opracowanie innych niezbędnych załączników do wniosku o dofinansowanie z ZUS 2024r.

Przykładowe projekty realizowane przez FLOW w konkursach 2014 – 2024 znajdują się na http://www.flowprojekty.eu/dotacje-zus-wybrane-projekty/

Oferujemy:  

• Opracowanie wniosków o dofinansowanie projektów.
• Kompleksową analizę możliwości pozyskania dofinansowania z programów krajowych i regionalnych. 
• Opracowanie dodatkowych dokumentów koniecznych do ubiegania się o dotację na cyfryzację 
• Kompleksowe wsparcie w procesie rozliczenia dotacji i kontroli projektów w okresie trwałości.

Zapraszamy do kontaktu telefonicznego 507-119-029 , mailowego flow@flowprojekty.eu lub w formie konsultacji on-line.

Zespół FLOW

Podobał Ci się ten artykuł? Udostępnij go innym. Użyj poniższych przycisków, zajmie to tylko chwilę.